Audyt w praktyce
- Zbieranie podstawowych informacji o kliencie, pozwalających uzyskać zrozumienie wielkości systemu informatycznego klienta i skali ewentualnych problemów, jak również poziomu zarządzania licencjami oprogramowania obowiązującego w firmie klienta.
- Ustalenie przy współpracy z klientem podstawowych informacji o sprzęcie:
- lista komputerów PC wraz z ich użytkownikami,
-
nazwy identyfikacyjne sprzętu,
- stacje robocze,
- komputery przenośne,
- serwery,
- sprzęt komputerowy linii produkcyjnych, sterujących.
- Przygotowanie przy współpracy z klientem zestawienia posiadanych licencji (skomplikowane i dynamicznie zmieniające się sposoby licencjonowania powodują, iż tylko certyfikowani audytorzy mogą ocenić stan faktyczny posiadanego oprogramowania).
- Wykonanie Audytu.
- Inwentaryzacja oprogramowania za pomocą specjalistycznego oprogramowania (Uplook),
- Oznaczenie każdego skanowanego komputera,
- Zebranie informacji o instalacjach,
- Porównanie numerów ID z naklejkami COA,
- Spisanie numerów identyfikacyjnych plików,
- Spisanie danych personalnych użytkownika.
- Raport.
- Porównanie liczby posiadanych licencji do liczby zainstalowanego oprogramowania (weryfikacja)
- Raport analityczny i przekazanie dokumentów o wyniku audytu
- Przedstawienie programu naprawczego (zakup brakujących licencji, przeniesienie oprogramowania na inny sprzęt, odinstalowanie oprogramowania nie posiadającego licencji)
- Po wdrożeniu programu naprawczego, wykonywany jest powtórny audyt
- Podpisanie zgody na przekazanie danych z raportu o zakończeniu prac.
- Raport końcowy oraz formularze przesłane zostają do instytucji certyfikującej.
- Następuje weryfikacja danych.
- Po pozytywnej weryfikacji przyznawany jest Certyfikat Legalności.
- Wprowadzenie zasad zarządzania oprogramowanie.
- Centralizacja wszystkich zamówień w jednym miejscu;
- Wyłonienie osoby odpowiedzialnej za zatwierdzanie zamówień oprogramowania;
- Spisanie wszystkich używanych licencji;
- Zakupy oprogramowania u autoryzowanych partnerów;
- Przechowywanie oryginalnych dokumentów licencyjnych (kart rejestracyjnych, narzędzi, nośników etc.) dla każdego używanego oprogramowania;
- Poinformowanie pracowników o zakupionym oprogramowaniu;
- Przeniesienie odpowiedzialności prawnej z kierownictwa firmy na użytkowników stacji roboczych poprzez:
- wydanie zarządzenia o użytkowaniu oprogramowania w firmie
- podpisaniu porozumień z pracownikami - Spis procedur powinien być zatwierdzony przez dyrekcje firmy i ogłoszony w formie statutu lub uchwały, dostępny i przedstawiony wszystkim zatrudnionym oraz każdemu nowo zatrudnionemu pracownikowi;